Как упростить работу с клиентом. Я — Trello — Клиент.
Недавно А. Бизиков опубликовал у себя в блоге заметку о том, как он использует Trello для составления своих задач (на год, квартал, день).
В ней он делится несколькими практическими решениями. Но это все про личные задачи. Я хочу рассказать, как я использую Trello для работы с клиентом.
Я — Trello — Клиент
После долгих трений с менеджером с клиентской стороны и тучи перепробованных вариантов взаимодействия, мы наткнулись на Trello.
Принцип взаимодействия такой:
- Я создал доску и пригласил на неё менеджера;
- Вместе мы определили три списка, по одному на каждого клиента;
- Теперь в каждом списке менеджер создаёт карточки с заданиями, а я получаю оповещения о том, что эти задания у меня появились (для этого надо подписаться на соответствующий список).
В карточках между нами также есть способы взаимодействия:
- Сроки. При создании карточки с заданием, менеджер сразу выставляет в ней срок исполнения.
- Метки. В карточках можно проставлять цветные метки (выбираете и даёте им название вы сами) и при необходимости менеджер выставляет на карточке красную метку — исполнить срочно. А я по мере выполнения ставлю синюю галочку — готово. Также мы завели зеленую метку для планируемых заданий — напомнить о ТЗ или его исполнении.
- Коментарии. Внизу каждой карточки с заданием есть комментарии, в которых можно задать уточняющий вопрос или добавить какую-то вводную.
Большой плюс для меня то, что каждое действие (коментарий, создание или изменение карточек и т. д.) фиксируется в списке действий и ты всегда можешь видеть, не нае*ывает ли тебя клиент, говоря, что ты неправильно прочитал ТЗ.
В Trello так же доступны различные улучшения. Например, Бизиков в своей заметке использует «устаревание» — карточки внешне стареют, если к ним долго не прикасаться. Для меня это не актуально, я использую google диск. Это позволяет прямо в карточке с заданием отображать содержимое нужной папки на диске.
На нем у нас по две папки для каждого клиента:
- Материалы. Сюда менеджер заливает все необходимое мне для работы.
- Готовые. Сюда уже я заливаю выполненные задания.
У меня на диске также есть папка со всеми исходниками, на случай правок.
Когда задание из карточки выполнено и клиент его принял, я переношу карточку в список «архив», где она весит до тех пор пока все карточки с заданиями этого месяца не окажутся рядом с ней. Как только это случилось я архивирую весь список и он исчезает с доски, не отвлекая мое внимание. При необходимости я могу разархивировать этот список и вернуться к нужному заданию.
Весь процесс взаимодействия с клиентом благодаря этой системе оказывается под полным контролем, сокращает время на поиски и переписку, позволяет следить за каждым заданием и легко находить нужное в большом перечне работ.
Надеюсь эта заметка была вам полезной. Спасибо, за ваше внимание!
Вацхлав Пшенович, начинающий веб-дизайнер и разработчик.
