Мои правила эффективности: работа с задачами и идеями

Строить систему ради системы — бессмысленное занятие (если вы не теоретик), поэтому сначала расскажу для чего мне понадобилось организовывать свою работу.

Моя профессиональная деятельность сводится к трем активностям:

1. Развитие стартапа: улучшение продукта, маркетинг и продажи, работа с клиентами и построение культуры.
2. Публичная деятельность: публикации в Telegram-канале, ранее — написание книги «Дизайнер интерфейсов».
3. Саморазвитие: в основном — книги, читаю по 4–8 книг в месяц.

Изучив множество методов, я понял, что универсального способа организовать работу нет. Есть лишь тот, который больше подходит вам. Поэтому я проанализировал свои обязанности и под них выстроил систему. Ею с вами и поделюсь.

При этом, я считаю, что инструменты и техники не так важны. Они могут упростить работу, но не способны принести результат, поэтому сильно на них не полагайтесь, а используйте лишь в качестве помощника.

Задачи

Для работы с задачами использую Trello. По двум причинам:

1. На одном экране вижу все актуальные задачи, поэтому не нужно переключаться между списками, как в большинстве приложений.
2. В карточке задачи удобно хранить справочную информацию. Например: при работе с клиентами — скрипты и тексты писем, при поиске сотрудника — отобранные резюме.

В Trello у меня две доски: задачи и входящие. Это разделение помогает отделять актуальные задачи от идей на будущее. Раньше я объединял все в одну доску, из-за чего возникали длинные списки карточек, хотя работал лишь с несколькими важными.

Доска «Задачи» состоит из трех колонок:

1. Сделать — приоритетные задачи. Все то, что двигает проект дальше.
2. Ожидает — те задачи, которые ожидают действий от других людей, либо, которые нужно держать на контроле. Например, просматривать аналитику или запускать рекламу.
3. Потом — задачи второй степени важности. Ими нужно заняться, но как только будут сделаны приоритетные вещи.

Доска «Входящие» состоит из четырех колонок:

1. Рабочие идеи — мысли об улучшении продукта, продвижении и будущих направлениях бизнеса.
2. Личные идеи — темы для будущих книг, идеи проектов.
3. Когда-нибудь — вещи, которые было бы неплохо сделать, но не такие важные. Например, разобрать 1000+ фотографий в телефоне.
4. Архив задач — хранение выполненных задач, в карточке которых есть ценная информация (скриншоты, ссылки, комментарии).

Накануне отбираю 2–4 важные задачи на следующий день и ставлю им цветную метку. Порядок выполнения определяю расположением — сначала делаю то, что выше. Сделав задачи с меткой, можно считать день успешным. (Признаюсь, что этой техникой я пока не овладел, так как сделав запланированные дела, мне всегда хочется сделать что-либо еще, чтобы не «терять время» попусту.)

В моменты усталости можно сделать две вещи: отдохнуть, либо выполнить менее приоритетную задачу. Выбрав второй вариант, вы с одной стороны отвлечетесь от выполнения важной задачи, а с другой — сделаете что-либо полезное.

Идеи

Идеи — это мысли, которые могут превратиться в задачу. В моем случае это продуктовые идеи или темы постов. Прежде, чем взять в работу, их нужно сначала осмыслить.

Раньше я добавлял их в Trello, но из-за этого важные задачи мешались с идеями. Поэтому выбрал отдельный инструмент — Google Keep. Теперь любая мысль, которая приходит в голову, попадает туда. Записываю идеи быстро, тезисно и пару раз в неделю разбираю этот список.

Хорошо продемонстрировать работу с идеями можно на примере написания поста. Накануне публикации захожу в Google Keep в поиске подходящей идеи, выбираю одну и прямо в карточке делаю из первоначальных заметок пост.

Благодаря подобной системе, у меня нет проблем с поиском идей для канала. Ведь если ты постоянно развиваешься и анализируешь опыт, у тебя будут открытия по несколько раз в неделю. Главное — развить привычку фиксировать подобные идеи.

Главное правило эффективности

Напомню идею, с которой начал статью: инструменты не так важны. Для достижения достойных результатов достаточно понять одну простую мысль:

Главное — что ты делаешь, а не как ты это делаешь.

Все инструменты и техники ничего не стоят, если ты занимаешься бесполезным делом. Ведь лучше неэффективно выполнять важную работу, чем эффективно никому не нужную.