Как проводить звонки
Если кратко, то:
- Организуйте
- Включите камеру
- Шарьте экран и себя
- Найдите хороший фон
- Держите микрофон выключенным
- Не забывайте про выражение лица
- Выключите уведомления
- Используйте хорошее соединение
И советы в конце.
Подробно
Организуйте
Чтобы провести звонок и встречу эффективно, необходимо не только выбрать доступное для большинства время, но и убедиться что все участники понимают зачем собираемся и в чем их роль.
Для этого можно в календаре не просто придумать название и обозначить время, но и добавить описание о чем звонок и почему он важен.
У каждого звонка должен быть модератор, который следит, чтобы собрание не уходило не в то русло, было по делу и укладывалось в обозначенное время. По умолчанию модератором является инициатор собрания
Включите камеру
В работе удаленной команды важно не забывать, что работаешь с людьми, а не с ботами, которые иногда присылают смайлики, а иногда сердитую точку в конце предложения.
Чтобы не забывать с кем работаешь, что мы все люди, одна команда, важно не только слышать друг друга, но и видеть. Голос многое дает понять, но только при видео звонке появляется возможность увидеть реакцию, что лучше дает понять собеседника. Не забывайте включать видео на звонках.
Шарьте экран и себя
Если есть такая возможность, то всем участникам должно быть видно не только что вы показываете, но и вы сами.
Найдите хороший фон
В идеале, простой фон без мелких деталей. Если все будут рассматривать что у вас там за спиной, какие книги, игрушки — это не поможет хорошо презентовать работу. Размытие фона может помочь в этом плане, но выглядит обычно просто неопрятно. Так же должно быть хорошее освещение, чтобы вас прекрасно было видно.
Держите микрофон выключенным
Микрофон должен быть включен только тогда, когда вы говорите. Посторонний шум бывает всегда и у всех. Даже просто от клавиатуры. И это очень мешает.
Не забывайте про выражение лица
Улыбайтесь и кивайте так, будто вы в одной комнате находитесь.
Так же постарайтесь использовать камеру, которая закреплена на экране или встроена в него, так что при общении вы будете смотреть на собеседников, а они на вас. В противном случае не ясно делаете ли вы какие-то свои дела за другим монитором или погружены в общение.
Выключите уведомления
Ну очевидно же. Все попадались уже не раз.
Используйте хорошее соединение
Проверяйте достаточно ли скорости соединения перед звонком. Проверить можно либо созвонившись с кем-либо, либо разнообразными программами, замеряющими скорость соединения. Если интернет совсем плохой, то может стоит и отложить звонок. Если не очень плохой, то вы как минимум будете в курсе этого и сможете учитывать на звонке.
Можно даже попробовать использовать отдельное соединение с интернетом только для звонков, чтобы домочадцы, телевизоры и пылесосы не съедали трафик.
Советы в конце
- Важно заранее подготовиться — составить план обсуждения, собрать все материалы и ссылки для трансляции клиенту. За 5–10 минут надо созвониться без клиента и проговорить то, что будет обсуждаться.
- Если на звонке планируется что-то показывать, то лучше открыть заранее. Мало ли что случится с сервисами или софтом во время звонка. Да и просто ждать во время звонка пока всё загрузится — нехорошо.
- Чтобы ничего не потерять и не забыть, необходимо записывать звонки. Особенно это касается регулярных звонков, важных обсуждений и звонков по новым задачам.
- Начинайте звонки с проговаривания предыдущих договоренностей.
- Не начинайте любые встречи и звонки сразу с дел. Это просто дурной тон. Спросите по погоде, поделитесь впечатлением от вкусного кофе и прочее что-то легкое.
- Если присутствуют новые участники, то нужно представить их остальным.
- В начале звонка озвучить тему и краткий план обсуждения, напомнить про тайминг.
- Далее нужно предоставить слово спикеру, если это не сам менеджер.
- В течение звонка необходимо модерировать обсуждение, чтобы успеть обсудить все запланированные вопросы и уложиться в тайминг.
- Важно говорить уверенно, не торопиться с ответом. Если не готов дать ответ сразу, нужно попросить время и пообещать вернуться позже (и действительно вернуться, как можно оперативнее).
- Если что-то непонятно, нужно сразу уточнить.
- В конце звонка (или в конце каждой темы, если их несколько) нужно озвучить итоги: о чём договорились, кто ответственный, когда вернёмся.
- После звонка необходимо сразу зафиксировать итоги, а рядом с принятыми решениями необходимо указать почему пришли именно к таким решениям.
Я Саша Тихонов: дизайнер, арт-директор и сооснователь студии Flyphant.
