Кейс «Спринт жизни». Шаблон Notion

Последнее время я стал буквально разрываться из–за количества работы, объемов полученной информации, активностей в развитии личного бренда и профессионального роста. Многие мысли стали теряться, дела забываться и вылетать из головы...

P.S. В конце статьи вас ждет ссылка на разработанный шаблон, которым вы можете бесплатно воспользоваться

Автор статьи — Евгений Егоров. Связаться со мной можно по этой ссылке , открыт к сотрудничеству и предложениям

Мозг — уникальный механизм

Тенденции развития современного мира заставляют держать в голове тонны вторичной информации, которая засоряет наш мозг. Телефонные номера, пин–коды, почтовые индексы, пароли и логины от соц сетей, адреса, дни рождения друзей, имена этих друзей… кажется список можно продолжать бесконечно.

Все это загружает память настолько, что в нужный момент приходится скрупулёзно капаться в этой куче знаний, в надежде отыскать нужное и применить. Некоторые люди стараются держать всё это в голове. Не буду их осуждать, ведь у каждого свои методы, но считаю, что мозг лучше использовать для решения задач, а не для зазубривания информации.

Почему Notion ?

Что стоит делать в подобной ситуации – это свободить голову от ненужных вещей. Мозг – уникальный инструмент, поэтому глупо использовать его для рутинной работы – например, запоминания информации, которую можно записать.

Был необходим интерактивный блокнот, который всегда бы был с собой, понятный и компактный, с возможностью кастомизации и масштабирования.

Глотком воздуха стал Notion — отличная кроссплатформенная программа, которая позволяет использовать всевозможные модели отображения информации по щелчку. Захотел — сделал таблицу, захотел–таскер, вставил чек боксы, буллиты или календарь. Эдакий универсальный конструктор, который позволяет воплощать самые вопиющие перфекционистские идеи.

Создавая страницу за страницей, я складывал на полочки накопившуюся в голове кучу информации. Создал разделы, соответственно тем категориям, которые занимали место в моей памяти.

Задача проекта «Спринт жизни»

Я не был бы дизайнером, если бы не хотел делать жизнь людей проще, поэтому идея создать там универсальный шаблон пришла сразу. Он помогал бы людям организовывать личную жизнь и повышать эффективность своей работы.

За основу была взята методология Екатерины Ленгольд, явному пропагандисту Agile. Систематизация личного времени помогла девушке в 23-года стать самым молодым вице-президентом в мировой аэрокосмической индустрии и справиться со всеми важными и срочными делами.

Система планирования состоит из четырех основных элементов:

• Постановка целей на 9-недельный спринт

• Формирование полезных привычек

• Планирование дня 30-минутными блоками

• Ежедневная рефлексия

Теперь перейдём к делу. Задачей было создать шаблон для ежедневного планирования, со всеми прекрасами Agile, с возможностью его масштабировать. Notion, как платформа для разработки продукта, стал идеальным вариантом, из–за гибкости, возможности быстро вносить изменения и к тому же бесплатным. Оставалось лишь составить удобный трафарет, некую универсальную формулу, которую каждый мог бы при необходимости подстраивать под себя.

Концепция шаблона «Спринт жизни»

Я начал с целей и задач спринта жизни, это основная страница, которая заполняется в начале и в конце. Краткий Roadmap шаблона был такой

• Планируете свой 9-недельный спринт, расписывайте чего хотите добиться

• Пишите план действий на 1 неделю, который сможет приблизить вас к заветной мечте

• При необходимости планирования каждого дня, можете открыть так называемый планер и расписать по часам, что необходимо сделать

• Маленькими шагами формируете привычки

• Первая неделя спринта заканчивается — переходите к следующей

• В конце 9-недельного спринта проводите ретроспективу и пишите о том, что получилось, что нет.

Затраты времени должны быть минимальны, чтобы у пользователя было желание возвращаться в шаблон планирования. В среднем на постановку целей должно уходить около 30 минут, еще столько же на анализ результатов (раз в 9 недель). Плюс ежедневно вы будете тратить в общей сложности 15 минут на планирование дня, фиксирование привычек и вечернюю рефлексию.

Ценность

Необходимо было создать ценность шаблона. Для этого я сформировал основы того, почему так важно планировать свое время и какую пользу это может принести. Подробнее о концепции вы можете прочитать в статье, посвященной как раз этой идеологии.

Так же я сделал ставку на тех, кто впервые будет пользоваться Notion, для этого я сформировал пошаговую инструкцию, некий онбординг, который поможет новым пользователям легче ориентироваться в непривычном интерфейсе

Первоначально у меня было несколько не совсем удачных вариантов отображения интерфейса планирования дня и распорядка недель.

Важно было понимать цели пользователя, основной из которой является — быстро спланировать 9 недельный спринт, и вести записи каждый день.

Внутри всего шаблона можно заметить одинаковые паттерны для тех строк, которые необходимо заполнить вручную и на них нужно обратить особое внимание, поэтому я выделил их газетным флеровым цветом

Если что-то можно выполнять, это можно сразу вычеркнуть, to-do лист пришел на помощь

Так же я поработал над приятной визуализацией страниц, благо интерфейс Notion c легкостью позволяет это делать.

Идея сделать девизы на каждый спринт — это некий стимул, своего рода далай ламинг, способный дать правильный вектор, пробудить в тебе новое дыхание и открыть глаза на вещи, которые ты раньше не замечал.

Что касается обучения.
Если ты впервые попал в эту систему у тебя будет ступор, возможно нехватка идей, соображений, как все это заполнять, Именно для этого я предусмотрел 2 страницы:

• Страница которую ты будешь заполнять сам своими данными

• Страница пример, полностью заполненная мною, которая поможет тебе опираться на конкретный план, привычки, позволит правильно формулировать свои цели.

Сама страница обучения представляет собой пошаговую инструкцию, проиллюстрированную примерами из шаблона и сдобренная ссылками на сами страницы внутри пространства.

Тест и продакшн

Чтобы протестировать данное решение, я отправил этот шаблон нашему штатному Скрам-мастеру Ирине, которая сразу же дала мне обратную связь.

Были внесены исправления и система была зашарена пользователям из Facebook, выразившим желание ее протестировать.

На данный момент пользователи продолжают тестировать данный шаблон, а я в свою очередь — получать обратную связь, чтобы сделать решение еще лучше. Вы так же можете оставить свое впечатление о пользовании по данной ссылке.

Напоследок скажу одну важную вещь. Вы можете использовать любой инструмент, это не столь важно. Главное — не забивать голову лишней информацией. Ну и конечно Ссылка на шаблон, надеюсь он вам поможет.

Спасибо за внимание, связаться со мной можно по этой ссылке , открыт к сотрудничеству и предложениям