Кейс «Спринт жизни». Шаблон Notion

Последнее время я стал буквально разрываться из–за количества работы, объемов полученной информации, активностей в развитии личного бренда и профессионального роста. Многие мысли стали теряться, дела забываться и вылетать из головы...

P.S. В конце статьи вас ждет ссылка на разработанный шаблон, которым вы можете бесплатно воспользоваться

Автор статьи — Евгений Егоров. Связаться со мной можно по этой ссылке , открыт к сотрудничеству и предложениям

Мозг — уникальный механизм

Тенденции развития современного мира заставляют держать в голове тонны вторичной информации, которая засоряет наш мозг. Телефонные номера, пин–коды, почтовые индексы, пароли и логины от соц сетей, адреса, дни рождения друзей, имена этих друзей… кажется список можно продолжать бесконечно.

Все это загружает память настолько, что в нужный момент приходится скрупулёзно капаться в этой куче знаний, в надежде отыскать нужное и применить. Некоторые люди стараются держать всё это в голове. Не буду их осуждать, ведь у каждого свои методы, но считаю, что мозг лучше использовать для решения задач, а не для зазубривания информации.

Почему Notion ?

Что стоит делать в подобной ситуации – это свободить голову от ненужных вещей. Мозг – уникальный инструмент, поэтому глупо использовать его для рутинной работы – например, запоминания информации, которую можно записать.

Был необходим интерактивный блокнот, который всегда бы был с собой, понятный и компактный, с возможностью кастомизации и масштабирования.

Глотком воздуха стал Notion — отличная кроссплатформенная программа, которая позволяет использовать всевозможные модели отображения информации по щелчку. Захотел — сделал таблицу, захотел–таскер, вставил чек боксы, буллиты или календарь. Эдакий универсальный конструктор, который позволяет воплощать самые вопиющие перфекционистские идеи.

Создавая страницу за страницей, я складывал на полочки накопившуюся в голове кучу информации. Создал разделы, соответственно тем категориям, которые занимали место в моей памяти.

Задача проекта «Спринт жизни»

Я не был бы дизайнером, если бы не хотел делать жизнь людей проще, поэтому идея создать там универсальный шаблон пришла сразу. Он помогал бы людям организовывать личную жизнь и повышать эффективность своей работы.

За основу была взята методология Екатерины Ленгольд, явному пропагандисту Agile. Систематизация личного времени помогла девушке в 23-года стать самым молодым вице-президентом в мировой аэрокосмической индустрии и справиться со всеми важными и срочными делами.

Система планирования состоит из четырех основных элементов:

Постановка целей на 9-недельный спринт
Формирование полезных привычек
Планирование дня 30-минутными блоками
Ежедневная рефлексия

Теперь перейдём к делу. Задачей было создать шаблон для ежедневного планирования, со всеми прекрасами Agile, с возможностью его масштабировать. Notion, как платформа для разработки продукта, стал идеальным вариантом, из–за гибкости, возможности быстро вносить изменения и к тому же бесплатным. Оставалось лишь составить удобный трафарет, некую универсальную формулу, которую каждый мог бы при необходимости подстраивать под себя.

Концепция шаблона «Спринт жизни»

Я начал с целей и задач спринта жизни, это основная страница, которая заполняется в начале и в конце. Краткий Roadmap шаблона был такой

Планируете свой 9-недельный спринт, расписывайте чего хотите добиться
Пишите план действий на 1 неделю, который сможет приблизить вас к заветной мечте
При необходимости планирования каждого дня, можете открыть так называемый планер и расписать по часам, что необходимо сделать
Маленькими шагами формируете привычки
Первая неделя спринта заканчивается — переходите к следующей
В конце 9-недельного спринта проводите ретроспективу и пишите о том, что получилось, что нет.

Затраты времени должны быть минимальны, чтобы у пользователя было желание возвращаться в шаблон планирования. В среднем на постановку целей должно уходить около 30 минут, еще столько же на анализ результатов (раз в 9 недель). Плюс ежедневно вы будете тратить в общей сложности 15 минут на планирование дня, фиксирование привычек и вечернюю рефлексию.

Ценность

Необходимо было создать ценность шаблона. Для этого я сформировал основы того, почему так важно планировать свое время и какую пользу это может принести. Подробнее о концепции вы можете прочитать в статье, посвященной как раз этой идеологии.

Так же я сделал ставку на тех, кто впервые будет пользоваться Notion, для этого я сформировал пошаговую инструкцию, некий онбординг, который поможет новым пользователям легче ориентироваться в непривычном интерфейсе

Первоначально у меня было несколько не совсем удачных вариантов отображения интерфейса планирования дня и распорядка недель.

Важно было понимать цели пользователя, основной из которой является — быстро спланировать 9 недельный спринт, и вести записи каждый день.

Внутри всего шаблона можно заметить одинаковые паттерны для тех строк, которые необходимо заполнить вручную и на них нужно обратить особое внимание, поэтому я выделил их газетным флеровым цветом

Если что-то можно выполнять, это можно сразу вычеркнуть, to-do лист пришел на помощь

Так же я поработал над приятной визуализацией страниц, благо интерфейс Notion c легкостью позволяет это делать.

Идея сделать девизы на каждый спринт — это некий стимул, своего рода далай ламинг, способный дать правильный вектор, пробудить в тебе новое дыхание и открыть глаза на вещи, которые ты раньше не замечал.

Что касается обучения.
Если ты впервые попал в эту систему у тебя будет ступор, возможно нехватка идей, соображений, как все это заполнять, Именно для этого я предусмотрел 2 страницы:

Страница которую ты будешь заполнять сам своими данными
Страница пример, полностью заполненная мною, которая поможет тебе опираться на конкретный план, привычки, позволит правильно формулировать свои цели.

Сама страница обучения представляет собой пошаговую инструкцию, проиллюстрированную примерами из шаблона и сдобренная ссылками на сами страницы внутри пространства.

Тест и продакшн

Чтобы протестировать данное решение, я отправил этот шаблон нашему штатному Скрам-мастеру Ирине, которая сразу же дала мне обратную связь.

Были внесены исправления и система была зашарена пользователям из Facebook, выразившим желание ее протестировать.

На данный момент пользователи продолжают тестировать данный шаблон, а я в свою очередь — получать обратную связь, чтобы сделать решение еще лучше. Вы так же можете оставить свое впечатление о пользовании по данной ссылке.

Напоследок скажу одну важную вещь. Вы можете использовать любой инструмент, это не столь важно. Главное — не забивать голову лишней информацией. Ну и конечно Ссылка на шаблон, надеюсь он вам поможет.

Спасибо за внимание, связаться со мной можно по этой ссылке , открыт к сотрудничеству и предложениям